Proses reoli yw Rheoli Parhad Busnes sy’n helpu i reoli’r risgiau i weithrediad llyfn sefydliad neu ddarpariaeth gwasanaeth, gan sicrhau y gall barhau i weithredu i’r graddau sy’n ofynnol yn achos unrhyw amhariad.

Ffeithiau:

• Mae 80% o fusnesau yr effeithir arnynt gan ddigwyddiad mawr yn cau o fewn mis
• Mae 90% o fusnesau sy’n colli data o ganlyniad i drychineb yn cau o fewn dwy flynedd
• Amharwyd ar 58% o sefydliadau yn y DU gan ddigwyddiad 11 Medi. O’r rhai hynny yr amharwyd arnynt, effeithiwyd yn ddifrifol ar 12%
• Mae bron i un o bob pump o fusnesau yn dioddef amhariad mawr bob blwyddyn

Am fwy o wybodaeth, ac i gael cyngor am barhad busnes, ewch i’r Sefydliad Parhad Busnes a DirectGov.

Pam mae Parhad Busnes yn bwysig?

Heb gynllunio parhad busnes yn effeithiol, gallai trychineb naturiol neu o wneuthuriad dyn arwain at unrhyw un o’r canlynol:

• Methiant llwyr o’ch busnes
• Colli incwm
• Colli enw da neu golli eich cwsmeriaid
• Cosbau ariannol, cyfreithiol a rheoleiddiol
• Materion adnoddau dynol
• Effaith ar daliadau yswiriant

Efallai bod gennych gynllun effeithiol yn barod, ond a yw eich staff wedi eu hyfforddi i’w weithredu?

Pryd cafodd y cynllun ei adolygu a’i ddiweddaru ddiwethaf?

Pryd oedd y tro diwethaf y cafodd ei brofi?

Enghreifftiau o risgiau i Barhad Busnes

• A ydych chi wedi ystyried y cosbau ariannol, cyfreithiol a rheoleiddiol y gellid eu gosod arnoch os byddwch yn methu â darparu gwasanaeth critigol yr ydych o dan gontract i’w wneud?
• Ystyriwch am faint o amser y gellid cyflawni pob un o’ch gwasanaethau critigol os collir cyfleustodau am yn hir
• Meddyliwch wedyn am golli cyfleustodau am 24 awr neu fwy
• Pa rai o’ch gwasanaethau critigol fyddai dan fygythiad pe byddai eich cyfleuster yn cael ei wacáu am wythnos/mis gyda phob mynediad wedi’i wrthod?
• Sawl aelod o staff fyddai eu hangen i gyflawni tasgau critigol a sut byddech chi’n darparu ar eu cyfer?
• Sut byddech chi’n parhau i weithredu pe byddai nifer fawr o staff yn absennol oherwydd salwch, e.e. pandemig ffliw?
• A oes gennych chi adeilad arall i weithio ynddo’n effeithiol? A yw’n ddigonol? A all staff weithio o gartref?
• A oes angen mynediad arnoch at wasanaethau nad ydynt ar gael ar hyn o bryd yn eich safle dros dro?
• A ydych chi’n defnyddio unrhyw feddalwedd arbennig neu ddeunydd ysgrifenedig fel ffurflenni? Am ba mor hir y gallwch chi ymdopi hebddynt, a pha mor hir y byddai’n ei gymryd i ailgyflenwi eich stoc?

Dylai eich cynllun ateb pob un o’r cwestiynau uchod ac eraill.

Rheoli Parhad Busnes

Mae Rheoli Parhad Busnes yr un mor bwysig i gwmnïau bach ag ydyw i gorfforaethau mawr, os yw eich busnes am oroesi amhariad. Gall sicrhau bod eich sefydliad yn gallu ymdopi ag argyfwng, gan barhau i weithredu, ac ei fod yn gallu adfer ei hun yn effeithiol wedyn.

Bydd ymsefydlu Parhad Busnes yn y ffordd yr ydych yn rhedeg eich busnes yn eich helpu i baratoi ar gyfer cynnig “busnes fel arfer” mor gyflym â phosibl ar ôl amhariad mawr.

“Mae Rheoli Parhad Busnes yn broses reoli sy’n nodi’r effeithiau busnes posibl sy’n bygwth sefydliad, ac sy’n darparu fframwaith ar gyfer adeiladu gwydnwch sydd â’r gallu i ymateb yn effeithiol er mwyn diogelu buddiannau rhanddeiliaid allweddol, enw da, brand a gweithgareddau o werth.”

Y Broses Parhad Busnes

• Deall eich busnes a’r amcanion busnes allweddol
• Nodi gweithgareddau allweddol a’r staff sy’n gweithio yn y meysydd hynny
• Nodi pwyntiau unigol o fethiant
• Nodi’r bygythiadau posibl
• Asesu’r risg yn fewnol ac yn allanol
• Cyfrifo’r effaith
• Adolygu’r canlyniadau
• Cynllunio ar gyfer lleihau’r tebygolrwydd neu leihau’r effaith
• Hyfforddi eich staff
• Ymarfer y cynllun
• Archwilio’r canlyniadau a’u hadolygu’n rheolaidd

Sicrhau Parhad Busnes

Adolygwch y cynlluniau sydd yn eu lle ar hyn o bryd, os o gwbl, a rhowch flaenoriaeth iddynt yn ôl pwysigrwydd y gwasanaethau. Dechreuwch adolygu’r gwasanaethau pwysicaf gan weithio drwy’r holl wasanaethau sydd angen Cynllun Parhad Busnes.

Os nad oes gennych unrhyw gynlluniau ar hyn o bryd, dechreuwch drwy restru gwasanaethau allweddol yn ôl blaenoriaeth. Paratowch a lluniwch ddogfennau sy’n cynnwys manylion trefniadau eraill a fydd yn caniatáu’r gwasanaethau sydd o flaenoriaeth i barhau dan amgylchiadau o bob math, yn cynnwys diffyg pŵer dros gyfnod hir, diffyg mynediad i swyddfeydd, diffyg staff allweddol oherwydd damwain neu salwch ac ati.

1. Nodwch yr angen i gynllunio

• Nodwch y gwasanaethau pwysicaf a’u rhestru yn ôl blaenoriaeth.
• Lluniwch restr o’r holl risgiau y gwyddoch amdanynt.
• Plotiwch bob risg ar graff effaith yn ôl tebygoliaeth gan ddefnyddio mesur rhwng un a phump.
• Penderfynwch faint o risg allwch chi ei atal neu ei leihau a sefydlwch frasamcan o’r hyn y gall eich busnes ei gymryd. Cynlluniwch ar gyfer y gweddill.

2. Paratowch eich cynllun

Paratowch gynllun generig o gamau gweithredu i alluogi bob un o’ch gwasanaethau o flaenoriaeth i barhau, ac sydd hefyd yn cynnwys manylion y camau gweithredu penodol ar gyfer y gwahanol fathau o risgiau a gwahanol wasanaethau.

3. Rhowch eich cynllun ar brawf

• Trafodwch eich cynllun gyda’r holl weithwyr perthnasol sy’n gysylltiedig â’r gwasanaethau allweddol a nodwch unrhyw anghenion hyfforddi.
• Efelychwch drychineb damcaniaethol a rhowch eich cynllun ar brawf.

Beth yw rôl Uned Parhad Busnes Cyngor Sir Fynwy?

Mae Uned Parhad Busnes Cyngor Sir Fynwy yn gallu cynnig cyngor a chymorth i’ch helpu i lunio cynlluniau Parhad Busnes, ond ni allwn baratoi eich cynlluniau ar eich cyfer. Chi sy’n adnabod eich busnes a’i brosesau critigol yn well na neb arall.

Rydym yn cynnig cyngor yn rhad ac am ddim, ac yn eich cynorthwyo drwy roi manylion am wefannau defnyddiol a deunyddiau darllen a fydd yn eich galluogi i ddatblygu eich cynllun. Os oes angen cyngor neu gymorth mwy penodol, efallai y gofynnir am dâl.

Nodau ac Amcanion Rheoli Parhad Busnes

Mae Deddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004 yn gosod dyletswydd ar awdurdodau lleol i hybu parhad busnes drwy ddarparu cyngor a chymorth i fusnesau lleol a sefydliadau eraill mewn achos o argyfwng.

Diben yr arweiniad hwn yw rhoi gwybodaeth gyffredinol am gynllunio at argyfwng. Nid yw wedi’i fwriadu i ddisodli arweiniad manwl a chynlluniau sy’n benodol i’ch busnes chi. Dylech ystyried a oes angen i chi gael y rhain. I’r graddau a ganiateir gan y gyfraith, mae Cyngor Sir Fynwy yn eithrio atebolrwydd sy’n deillio o ddefnyddio’r tudalennau hyn.