Beth oedd yr her gyffredinol?

Un o’r tair neges allweddol o labordy caffael Infuse yw mai ‘caffael cynaliadwy yw’r allwedd i gyflawni canlyniadau strategol’. Wrth ‘gaffael cynaliadwy’ rydym yn golygu cyrchu’n gyfrifol i wneud y mwyaf o’r effaith gadarnhaol ar bobl a’r blaned. Mae’r defnydd o gaffael cynaliadwy i fynd i’r afael â heriau cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol yn gofyn am gydweithio rhwng cyrff cyhoeddus a darpar gyflenwyr fel y gall darpar gyflenwyr ddeall nodau cynaliadwyedd strategol y corff cyhoeddus ac archwilio sut y gallent gyfrannu orau tuag atynt.

Mae Busnesau Bach a Chanolig (BBaCh) yn hanfodol i ddatblygiad economïau lleol a rhanbarthol. Pan fydd busnesau bach a chanolig yn ffynnu, gallant weithredu fel ysgogiad i’r economi leol, gan gyfrannu at dwf economaidd a ffyniant eu cymunedau a lleihau gwahaniaethau rhanbarthol.

Gall busnesau bach a chanolig ddod ag atebion arloesol a chreadigol at y bwrdd a all alluogi caffael cynaliadwy a helpu sefydliadau i gyflawni canlyniadau strategol. Mae gan BBaChau gysylltiadau cryf â chymunedau lleol sy’n eu gwneud yn fwy tebygol o gymryd rhan mewn mentrau cymdeithasol, amgylcheddol ac economaidd. Gall hyn gyfrannu at arferion caffael cynaliadwy o ran creu cyfleoedd cyflogaeth, lleihau’r effaith ar yr hinsawdd, hybu’r economi leol, a gwella lles cyffredinol y gymdeithas yng Nghymru.

Nododd Joanne nad oedd busnesau bach a chanolig yn Sir Fynwy yn mynd ati i wneud cais am gontractau cynnal a chadw fframwaith, sy’n golygu nad oedd Cyngor Sir Fynwy yn elwa’n rheolaidd o weithio gyda busnesau bach a chanolig lleol yn y ffyrdd a ddisgrifiwyd uchod. Roedd y Cyngor yn dod yn ddibynnol ar dri phrif gyflenwr mawr, na allent bob amser ateb y galw, gan arwain at reolwyr adeiladu yn penodi contractwyr yn annibynnol.

Mae Joanne yn nodi, “Rydym fel Adran Eiddo o dan bwysau i sicrhau y gallwn sicrhau bod contractwyr ar gael i wneud gwaith yn rheolaidd ac yn amserol, gan ymateb i’r galw a chael y gallu i wneud gwaith mwy ar ein safleoedd corfforaethol pan fo angen. Nid yw hyn yn wir ar hyn o bryd. Mae ffydd yn ein gwasanaeth wedi lleihau ac mae rheolwyr adeiladu corfforaethol wedi dechrau dod o hyd i’w contractwyr eu hunain pan na allwn fodloni’r galw. Gellir gweld effeithiau hyn gyda mwy o alw ar ein tîm cynnal a chadw i oruchwylio contractwyr nad ydynt wedi eu penodi fel rhan o’n fframwaith a’n bodloni deddfwriaeth a rheoliadau adeiladu.

Fel y landlord corfforaethol, rydym yn parhau i fod yn gyfrifol am fonitro ymrwymiadau gwerth cymdeithasol, a goruchwylio iechyd a diogelwch ar y  gwaith a wneir, p’un a yw’r rhain yn dod yn ganolog gan yr awdurdod lleol neu gan y rheolwyr adeiladu yn annibynnol. Pan gânt eu cyrchu’n annibynnol, mae hyn yn mynd allan o’n rheolaeth i raddau, gan achosi gwaith ychwanegol, yr anallu i ymchwilio i weld a oes gan y cwmni a ddefnyddiwyd gynlluniau di-garbon net neu a ydynt yn bwydo’n ôl i’n heconomi leol ac yn sicrhau uwchsgilio o fewn ein cymunedau. yn digwydd”.

Pa agweddau o’r her a gafodd sylw yn yr arbrawf (cwestiwn/cwestiynau ymchwil)?

Drwy arbrawf Infuse, dewisodd Joanne ymchwilio i ‘Sut gallwn ymgysylltu â mentrau bach a chanolig i wella ansawdd y berthynas waith ac annog mwy o fusnesau llai i wneud cais am ein contractau fframwaith ar gyfer cynnal a chadw yn Sir Fynwy.

Roedd dau is-gwestiwn:

● A allai digwyddiadau ymgysylltu sydd wedi’u hanelu’n benodol at BBaChau ein helpu i ddeall y rhwystrau sy’n eu hatal rhag gwneud cais am gontractau?’

● A oes camau yn y broses gaffael sy’n creu rhwystrau i BBaChau?

Beth waned i fynd i’r afael â’r her?

Mae tair elfen i arbrawf Joanne. Yn gyntaf, llwyddodd Joanne i gael data ar y busnesau bach a chanolig presennol yn y CCR drwy Busnes Cymru. Defnyddiodd hyn i sefydlu rhestr gyswllt y bydd yn ei defnyddio ar gyfer digwyddiadau ymgysylltu â rhanddeiliaid. Gall digwyddiadau o’r fath fod yn gyfle i fynd i’r afael â phryderon ynghylch peidio â chymryd rhan mewn tendrau, coladu adborth i helpu i fireinio’r dull o dendro yn y dyfodol a gwella’r broses gydweithredu. Mae Joanne yn nodi bod y dull hwn yn dangos ymrwymiad ar ran yr Awdurdod Lleol (ALl) i feithrin mentrau cydweithredol gyda’r BBaChau.

Bydd y wybodaeth a gafwyd o’r digwyddiadau ymgysylltu yn llywio ail ran gwaith Joanne, sef:

Y drydedd elfen o waith Joanne oedd sefydlu perthynas â swyddogion sy’n ymwneud â’r broses, megis y tîm cynnal a chadw, i sicrhau bod eu hanghenion hefyd yn cael eu diwallu gan broses ddiwygiedig.

Pa agweddau ar Infuse oedd fwyaf defnyddiol wrth fynd i’r afael â’r her?

Roedd tair agwedd wahanol o’r rhaglen yn arbennig o ddefnyddiol i Joanne:

(1) Straeon gweithredu data – “Rwy’n defnyddio straeon gweithredu data yn fy ngwaith bob dydd, yn ogystal ag ar gyfer yr her. Y stori gweithredu data a ysgrifennais ar gyfer fy arbrawf oedd:

Pe baem yn gwybod… pam nad yw busnesau bach a chanolig yn gwneud cais am ein contractau

Gallem … gymryd camau i sicrhau bod rhwystrau posibl yn cael eu dileu

Er mwyn … annog a darparu cymorth drwy gydol y broses gaffael.

Rwyf hefyd yn ymwybodol o sicrhau fy mod yn cyrchu data sydd eisoes wedi’i gasglu yn hytrach nag ailddyfeisio’r olwyn yn unol â dod yn sefydliad aeddfed o ran data.

(2) Cydweithrediad â Chymdeithion y Gorffennol – “Drwy Raglen Infuse mi wnes i ddod i ddeall bod hon yn broblem ranbarthol gyfan gan fod awdurdodau lleol eraill yn wynebu heriau tebyg. Ar y pwynt hwn, cefais drafodaethau gyda dau aelod cyswllt arall o’r grŵp  flaenorol sydd hefyd yn gweithio ar arbrawf tebyg. Mae eu harbrawf yn ymwneud â bod eisiau cynyddu nifer y busnesau lleol sy’n cael mynediad at gontractau’r Cyngor er budd yr economi leol”.

(3) Mentora o chwith – “Rwyf wedi sefydlu cyswllt gwych ar ein huwch dîm arwain ac wedi ailymweld â llawer o’r themâu a’r syniadau allweddol o’r 6 mis diwethaf i’w hadfywio yn fy nghof. Mae’r berthynas yr ydym wedi’i ffurfio wedi cynyddu fy niogelwch seicolegol ac wedi fy ngalluogi i gydweithio’n ehangach o fewn fy sefydliad”.

Mae llwyddiant gweithredu’r arferion hyn yn ymwybyddiaeth unigol y gellir edrych ar broblemau cymhleth yn wahanol a gweithredu arnynt mewn ffordd drefnus.

Beth oedd y prif wersi o weithio ag eraill?

Mae Joanne yn nodi “gall fod yn anodd cyflwyno syniadau a ffyrdd newydd o weithio i swyddogion sydd wedi bod yn yr ALl ers blynyddoedd lawer”. Rwyf wedi gorfod sicrhau eu bod yn glir yn fy meddwl cyn siarad ag eraill amdanynt fel bod y neges yn cael ei chyfleu’n glir. Fodd bynnag, mae llawer o’r arfau wedi’u rhoi ar waith gan garfannau blaenorol ac rwy’n meddwl mai un o’r prif wersi yw ein bod yn parhau i gydweithio â chyn-fyfyrwyr INFUSE er mwyn sicrhau nad yw’r llif gwybodaeth yn gyfyngedig”.

“Drwy fentora o’r chwith a thrafodaethau gyda swyddogion na fyddwn fel arfer yn dod i gysylltiad ag ef, cynyddodd fy ngwybodaeth o’r sefydliad rwy’n gweithio iddo. Mae dulliau cydweithredol o’r fath yn hyrwyddo diwylliant o gyfathrebu agored, rhannu mewnwelediadau a safbwyntiau amrywiol. Fodd bynnag, bob tro y cynhelir trafodaeth, mae’r her yn mynd yn fwy gyda mwy o ganghennau y dylid mynd i’r afael â nhw a’u cysylltu â’r cwestiwn cychwynnol”.

Canfyddiadau allweddol

Mae Joanne yn amlygu tri chanfyddiad allweddol o’i gwaith

• Ychydig o wybodaeth sydd gennym am ein sylfaen BBaCh yn Sir Fynwy.
• Nid yw contractau fframwaith wedi’u hadolygu’n drylwyr ers blynyddoedd lawer ac rydym wedi dod yn ddibynnol ar 3 phrif gontractwr nad ydynt bob amser yn gallu ymgymryd â gwaith mawr oherwydd maint y gwaith llai.
• Mae hwn yn broblem ar raddfa eang ac mae cydweithredu pellach ag awdurdodau lleol a busnesau yn hanfodol i symud ymlaen.

Mae Joanne bellach yn deall bod hwn yn broblem ar raddfa ehangach a bod cydweithredu pellach ag awdurdodau lleol a busnesau yn hanfodol i symud ymlaen. Ychwanegodd “ychydig iawn o wybodaeth sydd gennym am ein sylfaen BBaCh yn Sir Fynwy. Mae angen i’r tîm cynnal a chadw chwarae rhan ganolog wrth nodi busnesau bach a chanolig y maent wedi gweithio gyda nhw yn y gorffennol a mynd i’r afael â’r rhesymau dros beidio â chymryd rhan. Byddaf yn gweithio tuag at ymgysylltu’n fwy rheolaidd â’r tîm a dod yn wrthryfelwr!”.

Roedd yn gallu nodi sut mae mabwysiadu’r fframwaith caffael yn effeithio ar ganlyniadau cynaliadwy.

“Ar hyn o bryd rydym yn defnyddio fframwaith 3 lot lle rydym yn dyfarnu 3 chontractwr ar bob adran o’r gwaith sydd ei angen arnom (trydanol, mecanyddol ac adeiladu). Mae hyn yn cyfyngu ar faint o gontractwyr y gallwn eu defnyddio a’r ardaloedd y maent wedi’u lleoli. Pe bai gennym fwy o lotiau i’w dyfarnu, gallem orchuddio llawer mwy o dir yn Sir Fynwy sy’n sir fawr iawn yn ddemograffig. Drwy nodi lleoliadau daearyddol delfrydol ar gyfer ein hadeiladau, gallwn leihau ôl troed carbon pob prosiect a gyflawnir”.

Camau nesaf

Mae Joanne yn angerddol am ei harbrawf ac mae’n ymrwymo i gydweithio ag awdurdodau lleol eraill i fynd i’r afael â’r her ranbarthol hon. “Byddaf yn parhau i gydweithio ag asiantaethau ac awdurdodau eraill i gael y data sydd ei angen i fwrw ymlaen â digwyddiadau ymgysylltu â rhanddeiliaid neu gasglu data ansoddol ynghylch pam nad yw BBaChau yn manteisio ar ein fframweithiau”.

Casgliadau

Er mwyn mynd i’r afael â’r heriau y mae astudiaeth achos Joanne wedi’u hamlygu, gall awdurdodau ddechrau cymryd camau rhagweithiol tuag at ymgysylltu’n well â’r farchnad a all ysgogi arferion caffael cynaliadwy sy’n cyfrannu at ganlyniadau strategol. Gall hyn gynnwys

• Darparu sianeli adborth lle gall BBaChau gofrestru eu diffyg cyfranogiad mewn tendrau.
• Cyfleoedd ymgysylltu allanol lle mae’r ALlau yn cyfleu eu hamcanion cynaliadwyedd ac yn annog BBaChau i gysoni eu cynigion.
• Y posibilrwydd i ailgynllunio diwrnodau ymgysylltu â chyflenwyr cyn-fasnachol.

Infuse >