Beth oedd yr her gyffredinol?

Nododd Amy fod Cyngor Sir Fynwy (CSF) yn sefydliad cyfoethog o ran data, ond nid yw gwybodaeth am y data a gedwir, ei gryfderau a’i wendidau, yn gyffredin ar draws y sefydliad. Fe wnaeth sgyrsiau gyda chyd-gyfranogwyr Infuse, yn enwedig yn ystod rhan labordy data’r rhaglen, ddyfnhau ei dealltwriaeth o’r her. Roedd wedi cydnabod y rôl bwysig y byddai angen i ddata ei chwarae ym mron pob un o arbrofion y cyfranogwyr, a’r rhwystrau a wynebwyd ganddynt pan nad oedd hyn ar gael yn rhwydd. Rhagdybiodd y gallai hyn fod yn rhwystr i arfer mwy arloesol yn Sir Fynwy.

Penderfynodd Amy archwilio a allai cyflwyno’r gwaith o gatalogio metadata, gan ddarparu rhestr strwythuredig o’r setiau data sydd gan y Cyngor, gyda gwybodaeth allweddol am bob set ddata, helpu.

Pa agweddau o’r her gafodd sylw yn yr arbrawf (cwestiwn/cwestiynau ymchwil)?

Rhoddodd Amy ystyriaeth ddifrifol i’r hyn oedd yn ei chylch dylanwad, a phenderfynodd brofi a fyddai catalogio metadata, yn nodi’r data sydd ar gael ar draws y sefydliad, ei nodweddion, ei gryfderau a’i wendidau, yn gam defnyddiol i alluogi staff i ddod o hyd i’r wybodaeth a chael mynediad at y data. Yn ystod ei chyfnod ar y rhaglen ceisiodd ateb dau gwestiwn mewn perthynas â hyn:

(1) Pa farn sydd gan staff ar hygyrchedd data?

(2) A fyddai catalogio metadata o gymorth?

Profodd hefyd drydydd cwestiwn ar fethodoleg

(3) A yw sgyrsiau strwythuredig yn fwy defnyddiol na rhai distrwythur o ran cynhyrchu allbynnau y mae modd eu defnyddio?

“Mae gan fy rôl a’m tîm yn Sir Fynwy ddylanwad dros hygyrchedd data. Gallwn gefnogi’r sefydliad i ddatblygu’r sylfeini data a’r seilwaith sydd eu hangen i annog a grymuso staff i arloesi. Y cam cyntaf i fynd i’r afael ag unrhyw her yw ei deall. Rwyf wedi dewis cael dealltwriaeth well o farn staff ar argaeledd data. Gwybodaeth yw data, os nad oes data ar gael gall fod yn rhwystr i’r rhai sy’n ceisio gweithio tuag at ddatrys unrhyw heriau, gan gynnwys y rhai o fewn y ddwy thema gyffredinol Infuse.”

Beth a wnaed i fynd i’r afael â’r her?

Penderfynodd Amy, o ystyried faint o amser y byddai’n rhaid iddi arbrofi, ganolbwyntio ar ddyfnhau ei dealltwriaeth o’r broblem ac yna dechrau sgwrs ynghylch a allai catalogio  metadata fod yn ddefnyddiol i’w datrys, yn hytrach na neidio’n syth i mewn i ddatblygu prototeip. Dechreuodd gydag ymchwil desg, gan edrych ar aeddfedrwydd data fel cysyniad (mwy am hyn yn yr adran nesaf) ac ar wahanol ddulliau o wneud data yn fwy hygyrch ar draws sefydliad. Yna dechreuodd ymgysylltu â chydweithwyr, gan gynnal cyfres o sgyrsiau cychwynnol, distrwythur, ac yna 10 cyfweliad strwythuredig.

Ymgysylltodd Amy â staff mewn amrywiaeth o adrannau – Creu Lleoedd, Priffyrdd, Llifogydd, Cefn Gwlad, Rhyddid Gwybodaeth a’r Tîm Mewnwelediadau Data – i gael eu barn ar argaeledd data cyfredol a hygyrchedd o fewn CSF. Yn ystod y sesiynau hyn dangosodd gatalog metadata enghreifftiol a roddwyd ar waith ym Mryste a gofynnodd i staff ystyried a allent weld hyn o ddefnydd iddynt hwy a’u tîm. Ffocws allweddol oedd deall sut y gallai staff ddefnyddio’r cynnyrch, i helpu i siapio’r prototeip yng ngham nesaf y gwaith, a sicrhau y byddai’n fuddiol ac yn diwallu eu hanghenion.

Mae gwaith Amy fel arfer yn seiliedig ar ddata meintiol, ond gwnaeth y labordy data achos dros ddefnyddioldeb data ansoddol, a ysgogodd Amy i gymryd agwedd wahanol. Mewn ymchwil ansoddol, mae’n gyffredin i gwestiynau cyfweliad gael eu mireinio a’u hail-lunio wrth i’r gwaith fynd rhagddo ac wrth i themâu ddod i’r amlwg, ac roedd gwaith Amy yn adlewyrchu hyn.

“I ddechrau, newidiodd y set o gwestiynau yr oeddwn i wedi’u cynllunio rhyw ychydig a daethant yn fwy manwl wedi rhai o’m cyfweliadau cychwynnol. Roedd fy nghwestiynau cyntaf yn eithaf eang a byddent yn ysgogi atebion generig, ond drwy fireinio’r rhain ychydig, roeddwn yn gallu cynnal cysylltiad gwell rhwng cwestiynau tra’n cadw llif naturiol i’r sgwrs. Ychwanegais gwestiynau newydd i ganolbwyntio ar dueddiadau posibl, un o’r cwestiynau newydd hyn oedd ‘Ydych chi’n defnyddio cyfrifon generig neu’n mynd yn uniongyrchol at gyswllt?’. Ychwanegwyd y cwestiwn hwn gan ei bod yn ymddangos yn glir bod barn staff ar ba mor hawdd oedd mynediad at ddata iddynt yn amrywio ar sail eu rhwydwaith.”

Pa agweddau ar Infuse oedd fwyaf defnyddiol wrth fynd i’r afael â’r her?

Gyda natur canolbwyntio ar ddata ei harbrawf, tynnodd Amy yn benodol ar yr offer a gyflwynwyd drwy’r labordy data. Un o negeseuon allweddol y labordy data yw bod angen i gyrff cyhoeddus fynd ati’n rhagweithiol i greu’r amodau cywir ar gyfer arloesi data. Mae’r labordy yn edrych ar hyn trwy ddwy lens; bod yn agored i ddysgu ac aeddfedrwydd data. Daeth arbrawf Amy yn gadarn o fewn meysydd aeddfedrwydd data, ac roedd yr offeryn aeddfedrwydd data (tudalen 104) a gyflwynwyd gan y labordy data yn fan cychwyn ar gyfer arbrawf Amy, gan ei hysgogi i archwilio’r maes hwn ymhellach yn annibynnol a meddwl sut y gallai ddylanwadu’n uniongyrchol ar lefel aeddfedrwydd data Sir Fynwy.

“Deuthum ar draws y Fframwaith Aeddfedrwydd Data ar gyfer y Llywodraeth sy’n cynnwys y testun ‘Deall y data sydd gennych’. Roedd tair o’r pedair elfen yn y pwnc hwn yn greiddiol i’m her:

• Sicrhau y gellir dod o hyd i ddata
• Cofnodi’r data sydd gennych a sicrhau bod pobl yn gallu cael mynediad ato 
• Cadw metadata da”

Yn ogystal, roedd Amy o’r farn bod methodoleg prosiect data LOTI yn ddefnyddiol wrth gyfyngu ar gylch gorchwyl ei phrosiect er mwyn sicrhau ei bod yn gweithio tuag at ganlyniad gwerthfawr, a defnyddiodd  gynfas moeseg data ODI i lywio ei ffordd o feddwl am unrhyw oblygiadau moesegol o rannu mwy o ddata.

“Drwy gydol y rhaglen Infuse, dysgwyd llawer o offer defnyddiol i ni. Rwy’n teimlo fy mod wedi elwa nid yn unig o’r cynnwys ond o’r ffordd y cafodd y sesiynau eu cyflwyno. Darparodd Infuse gefnogaeth anhygoel a lle i gymryd cam yn ôl a rhoi cynnig ar bethau mewn ffordd wahanol. Roeddwn yn gwerthfawrogi’r cyfle a roddwyd i ni, cawsom amrywiaeth o gefnogaeth gan hyfforddwyr arbenigol a oedd bob amser yno i helpu. Mae elfen fentora o chwith y rhaglen yn dangos y parch sydd gan y rhaglen. Mae’n anghyffredin mewn llawer o sefydliadau sector cyhoeddus i gael cyfle tebyg. Rwy’n ddiolchgar iawn am yr amser a dreuliodd fy mentor o chwith ac roedd eu cyfraniad i’m prosiect yn amhrisiadwy.”

Llawlyfr Infuse >

Beth oedd y prif wersi o gydweithio?

Yn ystod y rhaglen, mae staff cyflwyno Infuse wedi datblygu dealltwriaeth o gydweithio sy’n ymgorffori dau fath – cydweithio mewn dysgu a chydweithio wrth wneud. Cydweithredu ym maes dysgu yw pan fydd pobl sydd â her gyffredin yn dod at ei gilydd i’w harchwilio, ond nid ydynt o reidrwydd yn rhoi’r un ymyrraeth ar brawf i geisio gwneud cynnydd yn ei herbyn. Er na wnaeth Amy gydweithio’n uniongyrchol â chymdeithion eraill ar yr arbrawf, cafodd ei syniad o arbrawf ei ffurfio’n sylweddol gan ei hymgysylltiad â nhw mewn sesiynau dysgu yn y labordy a sesiynau hyfforddi arbrofion.

“Drwy gydol y rhaglen Infuse rydw i wedi mwynhau ymgysylltu â chymdeithion yn fawr iawn. Rwyf wedi bod yn agored i feysydd newydd na fyddwn yn rhyngweithio â nhw fel arfer. Rwyf wedi gwerthfawrogi’r cyfleoedd hyn i ehangu fy ngwybodaeth am y themâu craidd a dysgu mwy am faterion cyfoes a sut y gall argaeledd data effeithio ar y rhain.”

Canfyddiadau Allweddol

Mae Amy yn crynhoi canfyddiadau allweddol yr arbrawf yn dri phwynt allweddol:

• Mae mynediad hawdd at ddata yn CSF yn cael ei ddylanwadu ar hyn o bryd gan bwy mae person yn ei adnabod a’u rhwydweithiau adeiledig eu hunain. Mae rhwydweithiau data eisoes ar waith, a dylem fod yn sicrhau bod y perchnogion data allweddol hyn yn cael eu cefnogi, yna eu cyfeirio atynt fel nad oes angen i weithwyr ddibynnu ar berthynas bersonol i’w galluogi i gael mynediad at ddata.
• Mae Perchnogion Data am allu rhannu gwybodaeth gyd-destunol a chyfyngiadau ynghylch eu data. Bydd darparu lle i staff wneud hyn yn helpu i annog rhannu data ond hefyd yn helpu i sicrhau bod eraill yn ei ddefnyddio’n gywir.
• Mae’n bwysig ymgysylltu â staff i gasglu data ansoddol. Gall sgyrsiau strwythuredig fod yn ffordd ddefnyddiol o wneud hyn, gan ddarparu allbynnau mwy gwerthfawr na rhai distrwythur.

Hygyrchedd Data  

Roedd y cyntaf o gwestiynau ymchwil Amy yn canolbwyntio ar ddeall profiadau staff mewn perthynas â hygyrchedd data; ‘Pa farn sydd gan staff ar hygyrchedd data?’.

Roedd yr ymatebion yn amrywio’n eithaf sylweddol, ond un thema allweddol oedd bod staff yn dibynnu’n helaeth ar eu rhwydweithiau eu hunain i gael mynediad at y data sydd ei angen arnynt, yn hytrach na chyfrifon generig neu systemau swyddogol. Roedd hyn yn arbennig o heriol i aelodau mwy newydd o staff nad oes ganddynt y rhwydweithiau hyn ar waith. Roedd y gyfradd llwyddiant o ran cael mynediad at y data cywir yn dibynnu’n fawr ar yr adnoddau llythrennedd data a sgiliau data oedd ar gael o fewn y tîm a oedd yn gwneud cais.

Canfu Amy mai rhwystr allweddol i rannu data systematig oedd pryderon timau unigol ynghylch ansawdd eu data, a’r diffyg cyfle posibl i gael sgwrs am ei gyfyngiadau pe bai proses awtomataidd ar gyfer cyrchu data yn cael ei sefydlu.

“Cefais ymatebion craff a oedd yn amlygu rhai o’r rhesymau y gallai perchnogion fod yn poeni am rannu data. Roedd hyn yn amrywio o berchnogion a oedd yn poeni y byddai defnyddwyr yn defnyddio’r data’n anghywir neu’n methu ystyried pa wallau a allai fodoli yn y data i eraill a oedd yn gwybod nad yw defnyddwyr yn deall eu rhestrau codau.”

Pa mor ddefnyddiol yw catalogio metadata

Yr ail gwestiwn ymchwil oedd ‘A fyddai catalogio metadata yn helpu?’ Ni ddaeth Amy ar draws unrhyw wrthwynebiad i’r syniad o gatalogio metadata, roedd staff yn deall y rhesymau drosto, ac roedd darparu’r enghraifft o Fryste yn helpu darpar ddefnyddwyr i ragweld sut y gallent ddefnyddio’n bersonol a chyfrannu ato.

“Y cwestiwn mwyaf gwerthfawr a ofynnais i staff yn ystod fy nghyfweliadau oedd ‘Beth fyddech chi eisiau i bobl eraill ei wybod am eich data?’ Y thema graidd drwy’r holl ymatebion oedd bod perchnogion eisiau lle i ddarparu cyd-destun a rhestru cyfyngiadau. Roedd yn ymddangos mai rhoi’r cyfle i staff gynnwys y wybodaeth hon neu ychwanegu ymwadiad oedd y ffordd orau o ddileu rhai rhwystrau. Byddai’n rhoi rheolaeth i berchnogion dros yr hyn y mae defnyddwyr yn ei wybod am y data ac yn caniatáu iddynt liniaru pryderon sydd ganddynt am rannu’r data.

”Ymateb i ‘beth ydych chi eisiau i bobl ei wybod am eich data?’

Sgyrsiau strwythuredig yn erbyn sgyrsiau heb strwythur

Ceisiodd Amy ateb y cwestiwn ar sail methodoleg ‘A yw sgyrsiau strwythuredig yn fwy defnyddiol na rhai distrwythur o ran cynhyrchu allbynnau y mae modd ei defnyddio?’ Canfu fod sgyrsiau distrwythur yn aml yn gwyro oddi ar y pwnc ac yn colli eu llif yn y pendraw. Er ei bod yn dal yn sgwrs ddefnyddiol, roedd yn anodd cymharu pob sgwrs. Mewn cyferbyniad, arweiniodd y sgyrsiau strwythuredig at lif clir yn y sgwrs, a hyd yn oed pe bai’r rhain yn dargyfeirio ychydig, roedd y dargyfeiriadau yn fwy tebygol o barhau’n berthnasol i’r sgwrs.

“Roeddwn yn gallu casglu atebion ar gyfer pob cwestiwn o fewn fy holl gyfweliadau gan ddefnyddio sgwrs strwythuredig. Gallwn yn hawdd gymharu atebion i gael dealltwriaeth well o un pwnc a nodi unrhyw dueddiadau ar draws y staff.”

Camau nesaf

Yn y tymor agos, bydd Amy yn defnyddio ei chanfyddiadau hyd yma i lywio cam nesaf ei gwaith, sef datblygu a phrofi prototeip. Bydd yn dechrau drwy gatalogio’r metadata GIS y mae ei thîm yn gyfrifol amdano fel prototeip cyntaf, gan ymgorffori mwy o setiau data wrth iddi symud drwy’r broses brofi.

Ar ôl cyfweld â staff yn ei rhwydwaith uniongyrchol i ddechrau, bydd yn ceisio profi’r prototeip gyda chynulleidfa ehangach o fewn y Cyngor, gan ddefnyddio’r amserlen gyfweld a ddatblygodd a’i mireinio yn ystod y cam cyntaf hwn o’r broses.

Fel rhan o’r ail gam hwn, bydd Amy hefyd yn gweithio gyda’i chymar yng Nghyngor Sir Casnewydd cyfagos.

Yn y tymor hwy, mae Cyngor Sir Fynwy yn y broses o ddatblygu strategaeth ddata ar gyfer 2023 i 2028. Galluogodd arbrawf Infuse Amy hi i fynd ati i lunio’r cynllun gweithredu sy’n gysylltiedig â’r strategaeth, gyda ‘Gwella sut rydym yn defnyddio ein data drwy sicrhau ei fod ar gael yn fwy ac yn fwy hygyrch’ wedi’i gynnwys fel un o nodau allweddol y strategaeth.

“Mae cysylltiad agos rhwng y nod hwn a fy mhrosiect, ac mae’n rhoi’r dilysiad strategol bod hwn yn faes y mae angen i ni fuddsoddi amser ynddo fel sefydliad. Bydd gweithredu catalogio metadata yn cael ei gynnwys fel cam gweithredu o dan y nod hwn. Mae cynnwys hyn yn ein strategaeth yn rhoi’r cyfeiriad a’r llwyfan i mi barhau â’r gwaith hwn ar ôl Infuse.”

> Infuse <