Carfan: Alpha

Sefydliad: Cyngor Sir Fynwy

1. Beth oedd yr her gyffredinol?

Roedd yr awdurdod lleol wedi derbyn cyllid grant i addasu eu gwasanaeth llyfrgell er mwyn diwallu anghenion defnyddwyr yn well yn ystod y pandemig, yn arbennig drwy wella’u cynnig digidol.

Y bwriad oedd defnyddio’r arian i brynu rhywfaint o offer penodol, ond pan brynwyd hyn drwy ffynhonnell ariannu wahanol, roedd y gwasanaeth yn ei chael yn anodd penderfynu ar y ffordd fwyaf gwerthfawr o ailgyfeirio’r arian. Roedd y prosiect wedi arafu, a chynigiodd y cyswllt Cohort Alpha (a oedd yn gweithio mewn rhan wahanol o’r awdurdod) geisio ei ad-dalu gan ddefnyddio’r offer a’r wybodaeth yr oeddent wedi’u hennill drwy Infuse.

2. Pa agweddau ar yr her yr ymdriniwyd â hwy yn yr arbrawf (y cwestiwn/cwestiynau ymchwil)?

A ellir defnyddio’r offer a’r dysgu o Infuse i adfywio prosiect sydd wedi’i atal mewn rhan arall o’r awdurdod?

3. Beth a wnaed i fynd i’r afael â’r her?

Dechreuodd y swyddog cysylltiol gydag ymchwil desg i brosiectau sydd â nodau tebyg a wnaed gan awdurdodau lleol eraill, er mwyn ystyried opsiynau y gellir eu haddasu i’w cyd-destun lleol eu hunain. Gyda rhai syniadau, dechreuodd y swyddog cysylltiol ymarfer mapio rhanddeiliaid, gan geisio nodi’r rhanddeiliaid allweddol yn y prosiect, yn fewnol ac yn allanol, ac ychwanegu rhanddeiliaid newydd yn y sector gwirfoddol nad oedd wedi cymryd rhan o’r blaen.

Penderfynwyd treialu ‘Llyfrgell Benthyca Digidol’, wedi’i hategu gan gynnig Hyrwyddwyr Cymunedol Digidol. Dim ond deufis oedd gan Cohort Alpha i gwblhau eu harbrofion Infuse, gan gyfyngu ar yr hyn y gellid ei gyflawni gan bob arbrawf, cyn i amser y swyddog cysylltiol ar Infuse ddod i ben. O ganlyniad, roedd y peilot yn dal i ddigwydd ar adeg ysgrifennu’r cynllun peilot.

4. Pa agweddau ar Infuse oedd fwyaf defnyddiol wrth fynd i’r afael â’r her?

Eglurodd y labordy addasu Infuse nad oes angen i arbrofion ddechrau o’r dechrau bob amser, ac mai man cychwyn defnyddiol yw ystyried yr hyn sydd wedi’i wneud yn llwyddiannus mewn mannau eraill i fynd i’r afael â’ch her. Roedd y swyddog cysylltiol yn dilyn y dull hwn wrth ystyried opsiynau ar gyfer bodloni nodau’r prosiect sydd wedi’i atal.

Defnyddiodd y swyddog cysylltiol fapio rhanddeiliaid i nodi chwaraewyr allweddol, gan ehangu’r rhestr o unigolion a sefydliadau y dylid eu cynnwys.

Yn y pen draw, teimlodd y swyddog cysylltiol nad oedd gan y prosiect ddigon o ddealltwriaeth o’r her yr oeddent yn ceisio mynd i’r afael â hi, a theimlai y byddai

methodoleg y prosiect Data Stori Gweithredu Data a’r prosiect data 6 cam LOTI a gyflwynwyd fel rhan o’r labordy data wedi eu helpu i ddeall pa fewnwelediad yr oeddent yn colli.

5. Beth oedd y prif wersi a ddaeth o’r cydweithio?

Roedd sgyrsiau gydag awdurdodau eraill yn golygu nad oedd angen i’r swyddog cysylltiol ddechrau o’r dechrau wrth ystyried ymyriadau posibl, a gallai ddefnyddio dysgu o fannau eraill yn y rhanbarth a thu hwnt.

Roedd cysylltiadau a wnaed â Chymdeithas Tai Newydd yn golygu y gallai’r ddau sefydliad alinio rhai cwestiynau arolwg (a gynhelir yn y dyfodol), gan sicrhau y gellir cymharu canlyniadau o’r rhain. Roedd y cydweithio allanol hwn hefyd yn amlygu’r swyddog cysylltiol, y mae ei waith fel arfer yn wynebu’n fewnol, i’r profiad o rannu pŵer mewn prosiectau sy’n canolbwyntio ar y gymuned.

Nododd y swyddog cysylltiol yn gyflym nad oedd noddwr prosiect clir na set o rolau diffiniedig o fewn tîm y prosiect ac o ganlyniad nid oedd yn glir pwy oedd yn gyfrifol am ddiffinio a monitro canlyniadau’r prosiect. Maent wedi dechrau gweithio gydag aelod allweddol o dîm y prosiect i sefydlu fframwaith, gan sefydlu cyfres o rolau a chyfrifoldebau’n glir.

Canfu’r swyddog cysylltiol fod pwysau wedi’i roi arnynt gan y grŵp rhanddeiliaid i gymryd y rôl arweiniol yn y prosiect, yn hytrach na chael ei ystyried yn adnodd a allai roi arweiniad i’r tîm prosiect presennol. Wrth i swyddogion cysylltiol Infuse ddychwelyd i’w gweithleoedd a cheisio lledaenu eu dysgu, bydd angen iddynt ystyried sut y gallant ei ddefnyddio i rymuso cydweithwyr i weithio mewn ffyrdd newydd, yn hytrach na gwneud y gwaith hwnnw ar eu rhan.

6. Canfyddiadau allweddol

Nododd y swyddog cysylltiol fod hyd yn oed yr offer Infuse yn heriol i wneud cais i brosiect a oedd eisoes ar y gweill, gyda phob un yn codi mwy o faterion. Casgliad y swyddog cysylltiol oedd bod yr offer yn cynnig y gwerth mwyaf pan gânt eu defnyddio ar ddechrau prosiect, fel ffordd o osgoi peryglon cyffredin.

7. Y Camau nesaf

Mae cynllun peilot ar y gweill ar gyfer Hydref/Gaeaf 2021/22, fydd yn profi rhai o’r syniadau a weithredwyd yn llwyddiannus mewn awdurdodau eraill, yn cynnwys Llyfrgell Benthyca Digidol a Hyrwyddwyr Digidol Cymunedol. Caiff yr hyn a ddysgir o hyn ei ddefnyddio i fireinio’r prosiect a phenderfynu ar yr ymagwedd orau at ymestyn ymhellach.

Mae’r Cydymaith yn bwriadu defnyddio’r cynllun peilot fel cyfle i roi cynnig ar ddulliau fframio problem a gyflwynwyd drwy Infuse ac ystyried y broblem drwy wahanol lygaid gydag ymgyfraniad buddiolwyr y cynllun peilot, gan o bosibl ailddiffinio’r her a nodau’r prosiect fel canlyniad i hyn.

Yn y tymor hirach, mae’r cydymaith yn gobeithio datblygu model ar gyfer cyflwyno cynnig digidol gyda ffocws ar bartneriaeth y gall eraill yn y rhanbarth ei ddefnyddio, a fframwaith i gael ei ddefnyddio yn eu hawdurdod eu hunain ar gyfer diffinio problem a dylunio gwasanaeth sy’n canoli ar y defnyddiwr.